Fatturazione elettronica

Un obbligo che crea delle opportunità?

a cura dello Studio Michelini & Associati, area contabile e fiscale di Top Physio

La legge di bilancio 20181 ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica tra soggetti passivi IVA e verso i consumatori finali a partire dal 1° gennaio 2019. Si tratta di una modalità di emissione della fattura in un formato informatico denominato XML, con caratteristiche univoche che consentono di definire e controllare le informazioni in esso contenute.

Tale linguaggio, infatti, non include macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati e che devono transitare obbligatoriamente attraverso un sistema di interscambio dell’amministrazione finanziaria per poi pervenire al cliente finale.

Contiene tutti i dati obbligatori previsti per la fattura e a integrazione delle informazioni obbligatorie, consente anche di inserire facoltativamente ulteriori informazioni utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori.

L’obbligo è derogato per alcune tipologie di soggetti passivi, come i contribuenti soggetti al regime dei minimi e al regime forfettario, i quali possono continuare ad emettere le fatture in forma cartacea.

L’iter procedurale della fatturazione elettronica

L’iter procedurale di produzione e spedizione della fattura elettronica prevede:

1. l’emissione attraverso degli strumenti informatici del file in formato xml
2. la firma digitale del documento per garantirne la proprietà e la marcatura temporale per attribuirne la data certa
3. l’invio al sistema di interscambio denominato SDI
4. il controllo formale del documento da parte dello SDI
5. il recapito da parte del sistema di interscambio al cliente finale con un tempo di attesa per la verifica e l’accettazione da parte del cliente finale
6. l’invio della conferma di ricezione al soggetto emittente
7. la conservazione digitale ai fini fiscali.

Gli intermediari

Aziende e studi professionali hanno adeguato le proprie strutture organizzative alle novità introdotte, ma non senza sforzi, soprattutto per le piccole entità ancora legate a metodi “tradizionali” di gestione della fatturazione.

Per agevolare questa modalità organizzativa si sono resi disponibili e in un certo modo sono stati coinvolti dalla stessa pubblica amministrazione, gli intermediari (con il supporto digitale delle proprie software house), per i quali sono previste apposite deleghe per la trasmissione e ricezione delle e-fatture.

I contribuenti possono scegliere di delegare a uno o più intermediari abilitati la gestione di tutti i servizi connessi al processo di fatturazione elettronica:

• consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici
• registrazione dell’indirizzo telematico, compresa la generazione del codice QR-Code per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del soggetto delegante.

Servizi per la fatturazione elettronica

L’Agenzia delle Entrate ha inoltre messo a disposizione dei servizi per facilitare le scelte di gestione della fatturazione, come la generazione del QR-Code nel quale sono memorizzati i dati dell’azienda, la scelta di ricezione delle fatture e la registrazione dell’indirizzo telematico con il quale ai propri dati anagrafici è associata la modalità di ricezione delle fatture.

Dati obbligatori per la fattura elettronica

Al momento dell’emissione delle fatture le aziende dovranno porre particolare attenzione all’inserimento di tutti i dati obbligatori previsti dall’art. 21 del DPR 633/72 come la data di emissione, il numero del documento, i propri dati identificativi e quelli del soggetto cliente (denominazione, indirizzo, partita IVA), natura, qualità e quantità dei beni o servizi fatturati, corrispettivi per la determinazione della base imponibile, aliquota ed ammontare dell’imposta.

Qualora la fattura elettronica venga emessa senza l’indicazione di partita IVA o codice fiscale del cessionario/committente, sarà scartata dal sistema di interscambio e si considererà non emessa con l’applicazione della sanzione prevista dall’art. 6 del dlgs 471/1997, che va dal 90% al 180% dell’imposta sulla fattura.

Digitalizzazione e automazione

Questo obbligo modifica e digitalizza la gestione un documento cardine nel ciclo amministrativo-contabile, così come di quello logistico-commerciale, caratterizzato da molteplici impatti sul fronte fiscale, legale, finanziario e soprattutto di processo. Si è dato avvio così a una trasformazione unica, con impatti pervasivi e rilevanti su organizzazioni e consumatori finali, così come sui modelli di relazione tra imprese e verso i consumatori. Ecco quindi prendere forma un’irripetibile occasione per avviare progetti di Digital B2B transformation, in grado non solo di digitalizzare, ma anche di automatizzare e rendere fortemente scalabili i processi del ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento.

I benefici derivanti da questo adempimento sono praticamente già parte integrante del bilancio dello Stato. Ad esempio, se l’IVA non è salita ulteriormente a inizio 2018, lo dobbiamo evidentemente anche a questo obbligo e ai risultati che si ipotizza possa dare nella lotta all’evasione.

Evoluzione strategica in 5 step

Alcuni consigli per una evoluzione strategica degli studi professionali e delle aziende possono essere riassunti in 5 tappe:

1. Spostare l’attenzione dal ciclo attivo a quello passivo, poiché l’impatto più rilevante si ha sul processo di ricezione delle fatture, in quanto, unificate nel formato, possono favorire l’automatizzazione del controllo di gestione e della contabilità.
2. Digitalizzare il processo di “order to pay” estendendo la digitalizzazione anche agli ordini di acquisto e vendita, i documenti di trasporto, ecc., usufruendo del vantaggio di riconciliare le informazioni riportate nei suddetti documenti accessori alla fattura.
3. Rivedere l’organizzazione degli acquisti e dei processi, adottando un’organizzazione orientata a relazioni digitali, sensibile ai dati, così da stabilire modelli operativi basati su “dati guidati”.
4. Adottare modelli evoluti di gestione dei fornitori dotandosi di strumenti che analizzino la gestione dei rischi nei fornitori più critici, associando i costi attesi di default finanziario.
5. Sfruttare la potenzialità del finanziamento attraverso le proprie catene di fornitura, con modelli operativi che permettano di finanziare il capitale circolante assumendo un ruolo leader all’interno dei rapporti con i fornitori.

Come questi 5 passi possano essere gestiti dipende da ogni singola impresa in base ad esempio alle proprie competenze digitali, settore o tipologie di relazioni. Tuttavia, scorgere in questo adempimento normativo l’opportunità di riconfigurare i propri flussi digitali è la vera sfida!